HubSpot

Esta página es la guía de configuración de la app de Tack para HubSpot: cómo instalarla, cómo usarla y cómo desconectarla o desinstalarla.

Lo que puede hacer el asistente

Tú escribes	Lo que pasa en HubSpot
“¿Cuál es el número de Elena Whitfield?”	Encuentra el contacto y te contesta con su teléfono, correo, empresa y puesto
“¿Lone Star Hardware está en el CRM?”	Encuentra la empresa y te contesta con su teléfono, sitio web y ubicación
“Agrega a Elena Whitfield, compras en Acme Supply, 512-555-0142”	Crea el contacto y lo liga a la empresa
“Registra mi visita con Acme, quieren 200 piezas”	Registra la visita como nota en la empresa, el contacto o el negocio
“Nota para Amy’s Birds: quiere cotización de 3 jaulas para primavera”	Agrega la nota a ese registro (sin registrar visita ni llamada)
“Pásale el negocio de Garcia a Mike”	Pone a Mike como responsable del negocio; también sirve para contactos y empresas
Una foto con “ponla en el negocio de Garcia”	Sube la foto o el archivo y lo adjunta al negocio, contacto o empresa
“Darle seguimiento a Elena el próximo martes a las 10”	Crea una tarea para esa fecha, asignada a ti
“Negocio nuevo con Acme, $40 mil, cierra a fin de noviembre”	Crea el negocio con ese monto, etapa y fecha de cierre
“Pasa el negocio de Acme a Propuesta”	Mueve el negocio a esa etapa del embudo, incluidas Ganado y Perdido

Todo lo de esta lista se hace de una vez, y te llega una respuesta corta con lo que se hizo. Escribe deshaz eso en los próximos 10 minutos para revertir lo último: un contacto, nota, tarea o negocio nuevo se borra, un archivo adjunto se quita, un negocio regresa a la etapa donde estaba y un registro vuelve a su responsable anterior. Las búsquedas no cambian nada. Mira Confirmaciones y deshacer para saber cuándo el asistente te pregunta antes de todos modos (por ejemplo, si no está seguro de qué negocio dices).

Si la empresa que mencionas todavía no está en HubSpot, el contacto nuevo guarda el nombre de la empresa pero no queda ligado a un registro de empresa.

Mira la lista completa de lo que puede hacer el asistente en HubSpot, con ejemplos de mensajes, la llamada a la API detrás de cada acción y cuáles te preguntan antes o se pueden deshacer.

Requisitos

• Una cuenta de HubSpot. El CRM gratis incluye contactos, empresas, negocios, notas y tareas; algunas funciones dependen de tu plan de HubSpot.
• Una cuenta de Tack. Cualquier persona de tu equipo en Tack puede conectar HubSpot para sí misma.
• Permiso para instalar apps en HubSpot: eres Superadministrador, tienes el permiso App Marketplace Access, o un administrador aprueba Tack para ti.

Cómo conectarlo

1. Escribe “conecta HubSpot”. El asistente te manda un enlace seguro. (También te lo manda solo la primera vez que le pidas algo en HubSpot.)
2. Toca el enlace y luego Continue to HubSpot (esa página está en inglés).
3. Entra a HubSpot y elige la cuenta que quieres conectar.
4. Revisa los permisos y aprueba la conexión.
5. Regresas a Tack y el asistente te lo confirma en tu chat.

También puedes empezar desde Conexiones en tu cuenta en la web.

El enlace sirve una sola vez y vence a los 15 minutos. Si vence, vuelve a escribir “conecta HubSpot”.

Si no tienes permiso para instalar apps, HubSpot te deja pedir acceso y un Superadministrador lo aprueba. Los administradores también pueden aprobar Tack por adelantado en Settings → Integrations → Connected Apps.

Cómo usarlo

Escríbele al asistente como le escribirías a un compañero, justo después de una visita o una llamada. Algunos consejos:

• Nombra al cliente como está escrito en HubSpot, o algo parecido. Si hay más de un registro que coincide, el asistente te pregunta cuál.
• Di la etapa por su nombre: “Propuesta”, “Contrato enviado”, “Ganado”. Funcionan los embudos y etapas personalizados.
• Las fechas pueden ser informales: “el viernes”, “el próximo martes a las 10”, “3 de nov”. Usan tu zona horaria.
• Puedes pedirlo en español. Los nombres y las notas se quedan tal como los escribiste.

Permisos que pedimos

Permiso	Para qué
Contactos (crm.objects.contacts.read, crm.objects.contacts.write)	Encontrar personas, agregar contactos nuevos y agregar notas y tareas (HubSpot cubre notas y tareas con el permiso de contactos)
Empresas (crm.objects.companies.read, crm.objects.companies.write)	Encontrar la empresa correcta y ligarle contactos, notas y negocios
Negocios (crm.objects.deals.read, crm.objects.deals.write)	Crear negocios y moverlos de etapa
Propietarios (crm.objects.owners.read)	Asignarte las notas y tareas que crea, y encontrar a tu compañero cuando le pasas un registro
Archivos (files)	Subir las fotos y archivos que mandas para adjuntarlos a un registro (se guardan como archivos privados)
OAuth básico (oauth)	HubSpot lo exige para todas las apps

Tack es una app a nivel de usuario: actúa como tú, con tus propios permisos de HubSpot. Si tu rol en HubSpot no puede editar negocios, el asistente tampoco. HubSpot registra los cambios como hechos por ti a través de Tack.

¿No lo puedes conectar tú?

Si tu administrador de HubSpot restringe la instalación de apps, agenda una llamada de configuración de 15 minutos e invítalo.

Cómo desconectarlo y quitar el acceso

Por mensaje: escribe desconecta HubSpot y dile que sí cuando el asistente te pregunte. Le pedimos a HubSpot que anule el acceso que nos dio y borramos los tokens que guardamos.

En el sitio de Tack: ve a Conexiones, abre Administrar conexión junto a HubSpot y toca Desconectar. Puedes desconectar tu propio HubSpot; el dueño y los administradores pueden desconectar el de cualquiera.

En HubSpot (cualquier persona): haz clic en el ícono de configuración, ve a Integrations → Connected Apps y desinstala Tack. Nuestra siguiente solicitud es rechazada y marcamos la conexión como desconectada.

Para toda la cuenta (administradores de HubSpot): un administrador puede desinstalar Tack para un usuario, o quitarle la aprobación, lo que la desinstala para todos. HubSpot dice que una desinstalación puede tardar hasta 30 minutos en aplicarse.

Los contactos, notas, tareas y negocios que creó el asistente se quedan en HubSpot.

Límites y problemas conocidos

• Las conexiones son por persona, no por empresa. Las reglas del marketplace de HubSpot piden que las apps que conectan HubSpot con IA usen permisos a nivel de usuario, así que cada vendedor lo conecta una vez.
• Los nombres de las etapas tienen que parecerse a los de HubSpot (“Propuesta” vs. “Propuesta enviada”); el asistente pregunta si no está seguro.
• No se pueden mandar correos a contactos, correos de marketing ni secuencias, ni usar tickets u objetos personalizados.
• Cada adjunto puede pesar hasta 25 MB, hasta 10 por mensaje. Quedan en una carpeta “Texted files” del administrador de archivos de HubSpot y aparecen en el registro como una nota con los archivos.