QuickBooks Online: lo que puede hacer el asistente

En QuickBooks Online, el asistente puede buscar un cliente, agregar un cliente, hacer una factura, mandar una factura, ver quién te debe, registrar un pago, hacer un presupuesto, mandar un presupuesto, capturar una cuenta por pagar, actualizar un cliente, ver un precio, agregar un producto o servicio, pasar un presupuesto a factura, anular una factura, registrar un gasto, registrar una venta pagada al momento, adjuntar una foto o archivo, pérdidas y ganancias, ver quién está atrasado y mejores clientes. Se lo pides por mensaje, con tus propias palabras.

Estado: Disponible. Cómo conectarlo, permisos y límites: QuickBooks Online.

Lo que hace	¿Pregunta antes?	Deshacer
Buscar un cliente	No	–
Agregar un cliente	Si tiene dudas	10 minutos
Hacer una factura	Si tiene dudas	10 minutos
Mandar una factura	Siempre	No
Ver quién te debe	No	–
Registrar un pago	Siempre	10 minutos
Hacer un presupuesto	Si tiene dudas	10 minutos
Mandar un presupuesto	Siempre	No
Capturar una cuenta por pagar	Siempre	10 minutos
Actualizar un cliente	Si tiene dudas	10 minutos
Ver un precio	No	–
Agregar un producto o servicio	Si tiene dudas	10 minutos
Pasar un presupuesto a factura	Si tiene dudas	10 minutos
Anular una factura	Siempre	No
Registrar un gasto	Siempre	10 minutos
Registrar una venta pagada al momento	Siempre	10 minutos
Adjuntar una foto o archivo	Si tiene dudas	10 minutos
Pérdidas y ganancias	No	–
Ver quién está atrasado	No	–
Mejores clientes	No	–

Las reglas para preguntar antes y deshacer son las mismas en todas las herramientas: mira Confirmaciones y deshacer.

Buscar un cliente

Busca el correo, teléfono y dirección de facturación de un cliente.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/customer/{id}
• Nombre de la acción: quickbooks.find_customer

Ejemplos de mensajes:

• “¿cuál es el correo de los Henderson en QuickBooks?”
• “busca a Acme Plumbing en QuickBooks”

Agregar un cliente

Agrega un cliente nuevo con su correo, teléfono y dirección.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/customer
• Nombre de la acción: quickbooks.create_customer

Ejemplos de mensajes:

• “agrega a Jorge Salinas en QuickBooks, jorge@salinasbuild.com”
• “cliente nuevo en QB: Jane Ruiz 512-555-0182”

Hacer una factura

Crea una factura nueva en borrador para un cliente, incluidos anticipos y cobros por avance. No se manda hasta que tú lo pidas.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/invoice
• Nombre de la acción: quickbooks.create_invoice

Ejemplos de mensajes:

• “factúrale a Henderson $3,200 por el cambio de compresor”
• “hazme una factura para la señora García, cambio de panel $2,450, vence en 15 días”

Mandar una factura

Le manda una factura que ya existe al cliente por correo desde QuickBooks, incluidos los recordatorios de pago.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? No. Lo que ya se mandó no se puede regresar; por eso siempre pregunta antes.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/invoice/{id}/send
• Nombre de la acción: quickbooks.send_invoice

Ejemplos de mensajes:

• “mándale la factura a Tom Nguyen”
• “manda un recordatorio de la factura 1038”

Ver quién te debe

Te dice las facturas sin pagar con sus montos y días de atraso, de todos o de un cliente.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/query (select * from Invoice where Balance > '0')
• Nombre de la acción: quickbooks.list_open_invoices

Ejemplos de mensajes:

• “¿quién me debe?”
• “¿qué facturas están vencidas?”
• “¿cuánto debe la familia Kim?”

Registrar un pago

Registra el pago de un cliente y lo aplica a sus facturas pendientes.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/payment
• Nombre de la acción: quickbooks.record_payment

Ejemplos de mensajes:

• “los Ortega pagaron $1,200 con cheque”
• “Henderson me pagó 450 en efectivo de la factura 1042”

Hacer un presupuesto

Crea un presupuesto (cotización) en borrador para un cliente. No se manda hasta que tú lo pidas.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/estimate
• Nombre de la acción: quickbooks.create_estimate

Ejemplos de mensajes:

• “presupuesto para Salinas: cableado de garage $1,300”
• “cotízale a los Henderson $6,800 por un condensador nuevo de 3 toneladas”

Mandar un presupuesto

Le manda un presupuesto que ya existe al cliente por correo desde QuickBooks.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? No. Lo que ya se mandó no se puede regresar; por eso siempre pregunta antes.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/estimate/{id}/send
• Nombre de la acción: quickbooks.send_estimate

Ejemplos de mensajes:

• “mándale el presupuesto a Jane”
• “manda la cotización 1007 a los Henderson”

Capturar una cuenta por pagar

Captura una cuenta de un proveedor (algo que tú debes).

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/bill
• Nombre de la acción: quickbooks.create_bill

Ejemplos de mensajes:

• “registra la cuenta de Ferguson por $820 de material”
• “anota un gasto de Home Depot $86.40, filtros”

Actualizar un cliente

Cambia el teléfono, correo o dirección de facturación de un cliente. Escribe “deshaz eso” para regresar los datos anteriores.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/customer (sparse update)
• Nombre de la acción: quickbooks.update_customer

Ejemplos de mensajes:

• “el nuevo correo de los García es maria.garcia@gmail.com”
• “cambia el teléfono de Henderson HVAC a 512-555-0199”

Ver un precio

Busca un producto o servicio y te contesta con su precio y descripción.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/item/{id}
• Nombre de la acción: quickbooks.find_item

Ejemplos de mensajes:

• “¿cuánto cobramos por el mantenimiento del aire?”
• “precio del capacitor en QuickBooks”

Agregar un producto o servicio

Agrega un producto o servicio nuevo con su precio, para usarlo en tus facturas.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/item
• Nombre de la acción: quickbooks.create_item

Ejemplos de mensajes:

• “agrega el servicio limpieza de ductos a $350”
• “producto nuevo: termostato Honeywell T6, $189”

Pasar un presupuesto a factura

Convierte un presupuesto aprobado en una factura en borrador con las mismas partidas. No se manda hasta que tú lo pidas.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/invoice (LinkedTxn → the estimate)
• Nombre de la acción: quickbooks.convert_estimate

Ejemplos de mensajes:

• “los Henderson aceptaron el presupuesto, pásalo a factura”
• “convierte el presupuesto 1007 en factura”

Anular una factura

Anula una factura sin pagar que se hizo por error. Queda registrada en $0. Siempre te pregunta antes y no se puede deshacer.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? No. Cámbialo o bórralo en la herramienta misma.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/invoice?operation=void
• Nombre de la acción: quickbooks.void_invoice

Ejemplos de mensajes:

• “anula la factura 1051”
• “cancela la factura de Henderson, ya no van a hacer el trabajo”

Registrar un gasto

Registra algo que ya pagaste (con tarjeta, efectivo o cheque) con su categoría y la cuenta de donde salió. Siempre te pregunta antes.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/purchase
• Nombre de la acción: quickbooks.record_expense

Ejemplos de mensajes:

• “pagué $146 en Home Depot de material con la tarjeta de la compañía”
• “gasté 62 de gasolina en Shell, en efectivo”

Registrar una venta pagada al momento

Registra un trabajo que el cliente pagó en el momento (efectivo, cheque o tarjeta) como recibo de venta, sin factura. Siempre te pregunta antes.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Sí, siempre. Ves exactamente lo que va a pasar y le dices que sí antes de que lo haga.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/salesreceipt
• Nombre de la acción: quickbooks.create_sales_receipt

Ejemplos de mensajes:

• “los Garza me pagaron 250 en efectivo por la limpieza del drenaje”
• “Bob Kim pagó $180 con tarjeta por la visita de servicio”

Adjuntar una foto o archivo

Adjunta la foto o el archivo que mandas (un recibo, un presupuesto firmado) a una factura, presupuesto, gasto o cuenta por pagar.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? Normalmente no. Te pregunta antes si no está seguro de lo que quisiste decir, si un nombre no coincide exacto o si son más de 5 registros a la vez.
• ¿Se puede deshacer? Sí. Escribe “deshaz eso” en los próximos 10 minutos.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: POST /v3/company/{realmId}/upload (Attachable linked to the transaction)
• Nombre de la acción: quickbooks.attach_file

Ejemplos de mensajes:

• “ponle este recibo al gasto de Home Depot”
• “adjunta esto a la factura 1042”

Pérdidas y ganancias

Te dice los ingresos, gastos y la utilidad neta de un mes, trimestre o año, con tus gastos más grandes.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/reports/ProfitAndLoss
• Nombre de la acción: quickbooks.profit_and_loss

Ejemplos de mensajes:

• “¿cómo nos fue el mes pasado?”
• “¿cuánto ganamos este año?”

Ver quién está atrasado

Te dice qué clientes tienen saldos vencidos, cuánto debe cada uno y cuánto atraso tiene (1–30, 31–60, 61–90, más de 90 días).

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/reports/AgedReceivables
• Nombre de la acción: quickbooks.ar_aging

Ejemplos de mensajes:

• “¿quién está atrasado y por cuánto?”
• “¿cuánto tiene más de 60 días de atraso?”

Mejores clientes

Te dice tus clientes por ventas en un periodo, de mayor a menor.

• ¿Pregunta antes de hacerlo? No. Solo consulta información.
• ¿Se puede deshacer? No hace falta: no cambia nada.
• Llamada a la API de QuickBooks Online: GET /v3/company/{realmId}/reports/CustomerSales
• Nombre de la acción: quickbooks.sales_by_customer

Ejemplos de mensajes:

• “¿quiénes son mis mejores clientes este año?”
• “ventas por cliente del trimestre pasado”

---

Esta lista se genera del código que ejecuta cada acción, así que siempre está al día.